財務外包是什么？

財務外包是將整個財務管理活動根據(jù)企業(yè)的需要分解成各個模塊，將這些模塊中企業(yè)不擅長管理或不具有比較優(yōu)勢的部分外包給具備專業(yè)水準的專業(yè)機構處理。

比如，企業(yè)有出納、倉管，將總賬會計或者核算會計工作外包；企業(yè)有出納、會計，將會計主管或財務經(jīng)理的工作外包；企業(yè)有財務部，將內(nèi)部審計工作外包。某些細分的模塊外包，比如往來賬款管理、費用報銷、財務報告、工資核算、固定資產(chǎn)管理、報表系統(tǒng)、納稅申報等模塊。

對中小企業(yè)來說，財務外包包括代理記賬、代理納稅申報、提供專業(yè)財務咨詢與建議等，那么中小企業(yè)采用財務外包有哪些優(yōu)點呢？

01

降低中小企業(yè)財務管理成本。隨著現(xiàn)代財務管理規(guī)范化和電算化發(fā)展，企業(yè)必須購買相應財務軟硬件設備，而這些設備設施購買成本非常昂貴。財務外包后，首先，企業(yè)不需要為完成一些財務職能而購建相應軟硬件設備，這樣可以減少一次性資本支出，節(jié)省軟件調(diào)試費用。其次，財務外包使企業(yè)避免系統(tǒng)運行所需日常維護成本和系統(tǒng)升級成本，不會被財務軟件和硬件系統(tǒng)日常維護工作困擾，從而真正將資源投放在提高企業(yè)管理水平及發(fā)展企業(yè)自身核心 競爭力上來。而且，財務外包可根據(jù)實際使用外包服務情況逐期發(fā)生運營費用，均衡了企業(yè)運營費用。

02

提高中小企業(yè)財務管理質(zhì)量。財務管理承包企業(yè)作為專門的服務機構，在技術、人力、硬件方面都有大量的投入，擁有專業(yè)的財務服務人員、豐富的財務管理經(jīng)驗和先進的財務管理方法。他們長期與不同客戶合作，積累了豐富的財務管理經(jīng)驗。中小企業(yè)將部分或全部財務業(yè)務外包給這些機構，由具有豐富經(jīng)驗的專業(yè)群體負責管理，有利于彌補企業(yè)缺乏高層次專業(yè)人才的缺陷，提高企業(yè)的財務信息質(zhì)量，從而得到供應商、客戶、政府部門等第三方的認可。在與外包方合作的過程中，中小企業(yè)能夠分享到先進的經(jīng)驗和知識，有助于提高企業(yè)自身的管理水平。

03

使得中小企業(yè)專注于核心業(yè)務，提高核心 競爭力。中小企業(yè)資金、人才等資源往往較為短缺，而且中小企業(yè)的管理層一般并不擅長財務業(yè)務，財務外包可以將中小企業(yè)管理者從不擅長的領域中解放出來，借用外部機構的專業(yè)優(yōu)勢來獲得并挖掘外包環(huán)節(jié)的增值潛力，從而更多地關注企業(yè)的核心 競爭力，集中資源來努力達到客戶的要求，在市場上占據(jù)一席之地。

您的企業(yè)適合財務外包嗎？

@小微企業(yè)

▲當前一些新建小微企業(yè)各個方面還不健全、不完善，內(nèi)部控制制度、會計運行系統(tǒng)需從零開始建立，聘請或培訓這方面的專業(yè)人才成本較高。

@中小企業(yè)

▲短期內(nèi)無法擴大經(jīng)營規(guī)模的中小企業(yè)，如何通過產(chǎn)品分析，控制成本控制利潤，求得業(yè)績發(fā)展。

@發(fā)展型企業(yè)

▲當需要由增值稅小規(guī)模納稅人“身份”向一般納稅人資格轉(zhuǎn)換時，會因賬務處理要求高、進項稅款抵扣嚴、納稅籌劃難度大而增加會計成本。

@大型企業(yè)

▲分支機構龐大的企業(yè)。這類企業(yè)在其財務部門下面設有很多分支機構，各種業(yè)務分開處理。各分支機構功能不同，分工較細，資源利用程度不一樣，產(chǎn)生冗余分支機構的可能性大。

稅務外包

國內(nèi)企業(yè)在稅務方面對政府依賴性強，國內(nèi)的稅務制度十分復雜，合規(guī)性要求很高，一旦違規(guī)將支付很高的成本。企業(yè)難以在內(nèi)部找到足夠精通稅務的員工，所以國內(nèi)企業(yè)稅務外包機會很多。國外企業(yè)在進行經(jīng)濟交易之前，都以稅務優(yōu)先，需要咨詢稅務顧問，還經(jīng)常請稅務顧問對公司財務進行健康檢查以降低成本。

工資外包

這樣可以很好地解決員工工資保密性問題。所有的信息都在服務商那里，企業(yè)內(nèi)部員工無法打聽。員工的工資外包是國外最 受 歡 迎的財務外包形式，在美國有五分之一的企業(yè)把員工的工資、福利待遇等外包。

財務報告外包

中國的企業(yè)在經(jīng)營管理過程中需要受到許多主管部門或市場監(jiān)管部門的監(jiān)督，監(jiān)督的主要形式是對財務報告進行審查，而且公司還要將財務報告提供給各種類型的利益關系人。財務報告是否滿足各主體的要求，是否符合會計制度和準則的規(guī)定，對企業(yè)的發(fā)展至關重要。因此，企業(yè)可以選擇專業(yè)服務機構來編制財務報告。

差旅費和招待費外包

對于企業(yè)而言，差旅費和招待費不是小問題，往往占了費用的相當大比例。而且，這兩種費用的控制比較復雜和繁瑣，企業(yè)往往是鞭長莫及，是違規(guī)違紀多發(fā)地段。要想管理好，需要大量的專業(yè)人員和十分具體和詳細的制度。

例如，什么級別的員工出差住什么標準的房間，乘坐什么類別和級別的交通工具，什么級別的員工有多大的招待費金額及授權等等。這些制度均需要詳細規(guī)定并定期監(jiān)督檢查執(zhí)行情況，給企業(yè)管理帶來很大的復雜性和內(nèi)耗。因此，將差旅費和招待費外包給專業(yè)化的服務商，可以及時反饋費用支出信息，幫助企業(yè)監(jiān)控費用預算執(zhí)行情況，外部監(jiān)管部門也比較能夠認可支出的合法合規(guī)性。而且，這些服務商往往與酒店和交通部門采取業(yè)務協(xié)作的方式，還可以取得較好的價格折扣，降低差旅費和招待費支出。

應收帳款外包

應收帳款對企業(yè)特別是商業(yè)流通性企業(yè)的財務管理十分重要，如果因管理不善而出現(xiàn)大量拖欠，會給公司造成資金緊張、壞帳損失等不良后果，嚴重的甚至會撼動公司的財務基礎。應收帳款核算、分析及管理需要耗費大量的時間和人力，而且需要的專業(yè)化管理能力較高。所以，應收帳款外包可以解決公司自身管理能力不足的問題，提高資金運轉(zhuǎn)效率，具有較大的市場前景。

由此可見，企業(yè)不僅可以將稅務申報、工資、報告、應收帳款等外包，還可以委托外部專業(yè)公司設置財務制度和納稅咨詢、編制工程預算決算和單位審計任務等等。財務外包的內(nèi)容可以是一個部門，也可以是一項業(yè)務，甚至是一項具體的財務職能。

如何選擇外包商？

由于外包會導致對外部供應商或服務提供商某種程度上的依賴，并考慮到高昂的轉(zhuǎn)移成本和財務信息泄漏的風險，因此，確定好將要外包的部門或職能后，最重要的就是選擇合適的合作伙伴。選擇合作伙伴時，最應考慮的問題就是戰(zhàn)略伙伴的業(yè)務能力、發(fā)展戰(zhàn)略與經(jīng)營理念，因為雙方不是簡單的買賣關系，而是一個利益共同體。企業(yè)應對外包商進行充分評估，選擇那些真正與企業(yè)的業(yè)務有一定關聯(lián)，并有足夠的能力且愿意解決本企業(yè)困難的外包商作為長期外包合作伙伴。

企業(yè)在選擇外包服務提供公司時應客觀考慮以下幾個因素：

首先，質(zhì)量承諾能否滿足企業(yè)預期要求、是否有能力解決企業(yè)的問題等是挑選外包商的首要因素。

其次，價格是企業(yè)應考慮的另一個因素。企業(yè)進行財務外包的一個重要原因是降低成本，在選擇外包商時，當其他條件相差無幾時應該選擇要價最 低的外包商。

再次，外包服務的專業(yè)程度，服務過的企業(yè)越多，財務管理時間越長，財務管理經(jīng)驗越豐富，市場地位及市場成熟度越高的外包商越值得信賴。

簽訂合約

中國的信譽體系還是比較脆弱，只能靠制度來培育信用，財務外包的最大目的是降低成本、遵從法規(guī)、行業(yè)整合、降低環(huán)境復雜性和接觸新技術和管理門戶。如果受信用危機的打擊，公司的成本必然加大，外包就沒有任何意義。所以企業(yè)在實施財務外包之前，要制定好詳細的合約。與外包商簽定的合約中不僅要包括外包的具體業(yè)務、價格、期限、雙方的責任和義務等問題，還要根據(jù)財務外包的特殊性，就某些特殊問題進行詳細說明。

首先，企業(yè)與外包商必須在合約中明確財務的收益分配和風險承擔原則。即選擇合適的外包方式，通過與外包商進行充分協(xié)商，在外包商的獨立程度與企業(yè)的控制能力之間建立有利于雙方的制衡機制，明確收益分配標準和責任歸屬，權利與義務，使風險和收益得到理想的平衡。

其次，由于財務部門涉及眾多的商業(yè)機密，所以簽訂合約時必須在充分了解提供外包的公司為保守商業(yè)秘密而采取的措施、處理相關業(yè)務人員的職業(yè)道德和外包公司內(nèi)部制定的防范制度的基礎上，就財務信息的保密措施簽訂詳細的條款。既要提高效率，又要避免商業(yè)秘密的泄漏是財務外包決策的原則。同時還要注意外包的應只是公司財務中相對基礎的部分和薄弱的管理部分。

最后，合約中應當考慮可能發(fā)生的變化并商定一個處理這些變化的程序。這樣才能保證財務外包的健康進行。

服務流程

準備程序

1.與潛在客戶溝通，了解客戶合作意向。

2.為了更周到地為客戶提供良好的服務，深入了解客戶公司以下內(nèi)容：公司成立的時間、所屬行業(yè)、營業(yè)收入狀況、主要流轉(zhuǎn)稅為增值稅的，是增值稅一般納稅人還是小規(guī)模納稅人，或營業(yè)稅的納稅人。企業(yè)所得稅是查賬征收還是核定征收。公司是外資、中外合資、內(nèi)資等。公司的員工人數(shù)。

3.報價。根據(jù)第二條了解客戶情況后，結合公司的服務定價政策，初步向客戶提供報價。

4.登記客戶意向表。

5.跟蹤客戶至少3次，并與客戶達成或上門作進一步溝通計劃。

簽訂協(xié)議

1.與客戶達成合作意向后，就客戶提出的服務開始日期、服務期限、服務內(nèi)容、服務價格等初步協(xié)議轉(zhuǎn)交客戶。

2.若與客戶達成一致意見，則簽訂服務協(xié)議，否則將服務條款修改后直到客戶滿意后簽訂最終協(xié)議。

執(zhí)行協(xié)議

1.財務顧問與客戶相關人員初步確定第一次服務前的工作準備。服務前的準備工作具體內(nèi)容如下：

（1）確定客戶專職或兼職出納人員。

（2）財務顧問指導出納建立內(nèi)部管理用現(xiàn)金與銀行存款日記賬。

（3）指導客戶日常資金暫支單和費用報銷單等單據(jù)的填制和辦理工作。

（4）要求客戶提供：營業(yè)執(zhí)照與稅務登記證復印件，稅務局批準的稅種及稅率表復印件。

（5）要求客戶提供客戶單位所屬稅務局地址、稅務專管員姓名及聯(lián)系方式。

（6）客戶出納人員每月25日將費用報銷單、暫支單、發(fā)票、銀行往來收據(jù)、工資及社保金明細表、原材料、半成品、產(chǎn)成品、庫存商品等出入庫單、購銷發(fā)票、經(jīng)濟合同等資料快遞銳卓公司指定的財務顧問。

2.做賬。每月25日至30日財務顧問整理發(fā)票并及時做賬。做賬過程中，對不確定的問題如發(fā)票等資料短缺或內(nèi)容不清楚的問題及時與客戶方溝通。

3.報稅。每月1號至10號填制稅務報表資料并指導客戶出納劃轉(zhuǎn)稅款。

4.需到客戶稅務局國、地稅報稅的，由財務顧問或客戶出納上門報稅。實行網(wǎng)上申報的，進行網(wǎng)上申報。

5.財務顧問將稅單、財務報表、納稅申報表、記賬憑證等資料快遞給客戶公司。

6.財務顧問就稅務局提出的問題及最新財稅政策及時反饋給客戶。